Datenschutzklärung der Trotec Laser AG

1. Überblick und Geltungsbereich

Der Schutz Ihrer Personendaten, welche die Trotec Laser AG (nachfolgend «Trotec», «wir» oder «uns») im Rahmen der Geschäftstätigkeit erhebt und bearbeitet, ist uns ein wichtiges Anliegen.

Diese Datenschutzerklärung gibt Auskunft darüber, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Personendaten (nachfolgend «Sie»), welche Sie uns bekanntgeben oder die wir von Ihnen erheben, bearbeiten. Die vorliegende Datenschutzerklärung ist nicht abschliessend; allenfalls regeln weitere Dokumente der Trotec spezifische, datenschutzrelevante Sachverhalte. Als «Personendaten» gelten alle Angaben und Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortlicher und Anlaufstellen für Datenschutzbelange

Name und Anschrift des für die Bearbeitung Verantwortlichen sind wie folgt:
Trotec Laser AG
Grenzstrasse 20A
3250 Lyss
Telefon:& +41 32 386 15 15
E-Mail:    data-protection@trogroup.com

Wenden Sie sich bei Fragen zum Thema Datenschutz bitte an unsere obigen Adressen.

3. Datenherkunft und Datenkategorien

Wir bearbeiten grundsätzlich nur die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit von unseren Kunden, Interessenten, Veranstaltungsteilnehmern und Webseitenbesuchern erhalten oder erheben. Soweit dies erlaubt ist, beziehen wir gewisse Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Handelsregister, Presse, Internet) oder erhalten solche Daten von anderen Unternehmen, Behörden oder sonstigen Dritten. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen zur Verfügung stellen, bitten wir Sie, sicherzustellen, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Ihnen dies gestattet wurde und wenn die entsprechenden Personendaten korrekt sind.

Die von uns bearbeiteten Personendaten bzw. Kategorien von Personendaten umfassen, je nach Fall, insbesondere Personalien und Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse); Identifikations- und Hintergrundinformationen (z.B. AHV-Nummer, Unterschriftenproben, Sprache); Vertragsdaten, die wir im Zusammenhang mit der Anbahnung, dem Abschluss und der Abwicklung von Verträgen mit Ihnen erhalten oder erheben (z.B. von Ihnen beanspruchte oder nachgefragte Dienstleistungen bzw. bezogene oder nachgefragte Waren sowie damit verbundene Verhaltens- und Transaktionsdaten, Finanzdaten zu Zahlungszwecken wie etwa Bankkontoangaben); Transaktionsdaten (z.B. Zahlungsverkehrsdaten, Angaben zu Ihrem Zahlungsauftrag sowie Angaben zum Zahlungsempfänger bzw. Begünstigten und zum Zahlungszweck); Kommunikationsdaten (z.B. Inhalt von E-Mails, schriftliche Korrespondenz, Chatnachrichten, Social Media-Posts, Kommentare auf Webseiten, Telefongespräche, Videokonferenzen, Identitätsnachweise, Randdaten); Dokumentationsdaten oder Daten aus Ihren Kontakten mit Dritten (z.B. Beratungs- oder Gesprächsprotokolle, Aktennotizen, Referenzen); Präferenz- und Marketingdaten (z.B. Daten über die Nutzung unserer Webseiten oder anderer digitaler Angebote, Daten im Zusammenhang mit dem Marketing von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Newsletter An- und Abmeldungen, erhaltene Unterlagen und spezielle Aktivitäten, persönliche Präferenzen und Interessen); Öffentliche Daten, die über Sie bezogen werden können (z.B. Grundbuch- und Handelsregisterdaten, Daten aus den Medien und der Presse); Daten im Zusammenhang mit Verfahren oder Untersuchungen von Behörden, Amtsstellen, Gerichten, Organisationen oder anderen Instanzen; Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie etwa im Zusammenhang mit der Geldwäschereibekämpfung; Bild- und Tonaufnahmen (z.B. Fotos, Videos und Tonaufnahmen, Aufzeichnungen von Videoüberwachungssystemen sowie Aufzeichnungen von Telefon- und Videokonferenzgesprächen) und technische Daten (z.B. IP-Adresse und andere Geräte-IDs, Kennnummern, die Ihrem Gerät von Cookies und ähnlichen Technologien zugewiesen werden).

4. Bearbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Allgemein im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit

Wir bearbeiten Ihre Personendaten in erster Linie für jene Bearbeitungszwecke, die im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit und der Erbringung unserer Dienstleistungen und dem Anbieten von Produkten erforderlich sind. Dabei können wir Ihre Personendaten insbesondere für folgende Zwecke bearbeiten:

  • um mit Ihnen zu kommunizieren, insbesondere um Ihnen Auskunft geben oder Ihre Anliegen bearbeiten zu können, um Sie authentifizieren und identifizieren zu können, für Kundendienst und Kundenpflege;
  • für die Vertragsabwicklung, namentlich im Zusammenhang mit der Anbahnung, dem Abschluss und der Abwicklung von Vertragsbeziehungen. Hierunter fallen alle Datenbearbeitungen, die erforderlich oder zweckmässig sind, um einen Vertrag zu schliessen, durchzuführen und ggf. durchzusetzen, wie z.B. Bearbeitungen, um zu entscheiden, ob und wie (z.B. mit welchen Zahlungsmöglichkeiten) wir einen Vertrag mit Ihnen eingehen (einschliesslich der Bonitätsprüfung), um vertraglich vereinbarte Leistungen zu erbringen, um unsere Leistungen abzurechnen sowie generell für die Buchführung, Bearbeitung von Bewerbungen (z.B. Verwalten und Evaluieren von Bewerbungen, Durchführen von Interviews inkl. Erstellung von Persönlichkeitsprofilen, Einholen von Referenzauskünften), um Rechtsansprüche aus Verträgen durchzusetzen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.);
  • im Zusammenhang mit der Nutzung des Trotec WebShops, insbesondere zwecks Aufgabe von Bestellungen und deren Verwaltung;
  • um Ihnen unsere Produkte anzubieten, zu verkaufen und diese zu verbessern sowie um unsere Dienstleistungen und digitalen Angebote (z.B. Webseiten) zur Verfügung zu stellen und diese auszuwerten sowie zu verbessern;
  • um Sie zu Anlässen einzuladen;
  • um Veranstaltungen (z.B. Seminare, Workshops oder Demoshops etc.) durchführen zu können, zu welchen wir Sie einladen;
  • um sie über Produkte zu informieren oder Ihnen andere Informationen zu unseren Dienstleistungen zukommen zu lassen;
  • zur Kundenpflege und für Marketingzwecke, z.B. um Ihnen schriftliche und elektronische Mitteilungen und Angebote zuzustellen und um Marketingaktionen durchzuführen. Dabei kann es sich um unsere eigenen Angebote handeln oder um Angebote von Werbepartnern von uns. Wir können dabei Ihre Personendaten teilweise auch automatisiert mit dem Ziel bearbeiten, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling) oder bei Ihrer Anfrage zu einem Produkt oder einer Dienstleistung eine Vorselektion zu erstellen. Wir können Profiling insbesondere dazu einsetzen, um Sie zielgerichtet über Produkte oder Dienstleistungen zu informieren;
  • im Zusammenhang mit der Buchhaltung, der Archivierung von Daten und der Bewirtschaftung unserer Archive;
  • zur Schulung und Ausbildung: Wir können Ihre Personendaten bearbeiten, um interne Schulungen durchzuführen und unsere Mitarbeitenden aus- und weiterzubilden;
  • beim Verkauf von Forderungen, z.B. wenn wir dem Erwerber Informationen über Grund und Höhe der Forderung und ggf. Bonität und Verhalten des Schuldners übermitteln;
  • für Sicherheitsmassnahmen, namentlich für IT- und Gebäudesicherheit (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Vorbeugen, Abwehren und Aufklären von Cyberangriffen und Malware-Attacken, Netzwerk- und Mailscanner, Videoüberwachung, Telefonaufzeichnungen), sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten bzw. Durchführung interner Untersuchungen, Schutz vor Missbrauch, Beweiszwecken, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung, Auswertung von systemseitigen Aufzeichnungen der Nutzung unserer Systeme (Log-Daten);
  • im Rahmen des Hinweisgebersystems zur Bearbeitung von Hinweisen im Zusammenhang mit möglichen oder mutmasslichen Rechtsverletzungen;
  • im Zusammenhang mit Umstrukturierungen oder anderen gesellschaftsrechtlichen Handlungen (z.B. Due Diligence, Unternehmensverkauf, Führung von Aktienregistern etc.);
  • zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten sowie behördlichen Verfahren im In- und Ausland, inkl. der Abklärung von Prozessaussichten und anderen rechtlichen, wirtschaftlichen und sonstigen Fragen;
  • um unseren rechtlichen, regulatorischen (inkl. Selbstregulierungen) und internen Anforderungen und Regeln im In- und Ausland nachzukommen, inkl. der Einhaltung von Anordnungen eines Gerichts oder einer Behörde
  • Reporting, namentlich die Bekanntgabe an andere Gesellschaften der Trotec Gruppe im In- und Ausland;
  • weitere Zwecke: Wir können Ihre Personendaten für weitere Zwecke bearbeiten, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich sind.

Wir bearbeiten Ihre Personendaten zu den oben genannten Zwecken, je nach Situation, insbesondere gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

  • die Bearbeitung der Personendaten ist für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder vorvertraglicher Massnahmen erforderlich;
  • Sie haben Ihre Einwilligung zur Bearbeitung der Sie betreffenden Personendaten erteilt;
  • die Bearbeitung der Personendaten ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich;
  • die Bearbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen; oder
  • wir haben an der Bearbeitung der Personendaten ein berechtigtes Interesse, wobei unsere berechtigten Interessen insbesondere folgende Interessen umfassen können – Interesse an: einer guten Kundenbetreuung, der Kontaktpflege und der Kommunikation mit Kunden auch ausserhalb eines Vertrags; an Werbe- und Marketingaktivitäten; unser Produkteangebot sowie unsere Dienstleistungen zu verbessern und neue zu entwickeln; der Betrugsbekämpfung; am Schutz von Kunden, Mitarbeitenden und anderen Personen sowie unseren Daten, Geschäftsgeheimnissen und Vermögenswerten; an der Gewährleistung einer angemessenen Sicherheit (sowohl physisch als auch digital); der Gewährleistung und Organisation des Geschäftsbetriebs, einschliesslich des Betriebs und der Weiterentwicklung von Webseiten und anderen Systemen; der Geschäftsführung und -entwicklung; am Verkauf oder Kauf von Unternehmen, Unternehmensteilen und anderen Vermögenswerten; an der Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; der Einhaltung des schweizerischen und ausländischen Rechts sowie anderen für uns massgebenden Regeln.

4.2 Beim Besuch unserer Webseiten

Unsere Webseiten erfassen mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche in den Logfiles des Servers gespeichert werden. Die erfassten Informationen beinhalten unter anderem die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die Zeitzonendifferenz zur GMT-Zeitzone, den Namen und die URL der abgerufenen Datei, Ihr Klickverhalten auf unseren Webseiten sowie die Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt, den verwendeten Browser sowie das verwendete Betriebssystem. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Webseiten anzuzeigen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseiten zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren. Diese persönlichen Daten können auch über Cookies (siehe unten) gesammelt werden.

4.3 Cookies und andere Dienste von Drittanbietern

Unsere Webseiten können sogenannte Cookies und andere Dienste von Drittanbietern verwenden. Details und genaue Beschreibungen finden Sie auf unserer Webseite unter den Privacy Settings https://www.troteclaser.com bzw. https://www.rayjetlaser.com/

4.4 Newsletter

Soweit Sie unseren Newsletter abonnieren oder bestehender Kunde sind, können wir Ihre E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten nutzen, um Ihnen den Newsletter zu senden.

Sie können unseren Newsletter mit Ihrer Einwilligung abonnieren. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters sind Ihr vollständiger Name sowie Ihre E-Mailadresse, die wir nach Ihrer Anmeldung speichern. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unserem Newsletter bildet Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters. Diese können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link, per E-Mail an schweiz@troteclaser.com oder durch eine Nachricht an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten erklären.

4.5 E-Mail, Telefonate und Videokonferenzen

Sie können über die angegebene E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit uns in Kontakt treten. Die von Ihnen an uns übermittelten Personendaten werden von uns gespeichert und für die Erledigung Ihrer Anfrage bearbeitet. Rechtsgrundlage für diese Personendatenbearbeitung bildet Ihre Einwilligung sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, ermächtigen Sie uns, Ihnen über den gleichen Kanal zu antworten. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails über das offene Internet übertragen werden, weshalb nicht ausgeschlossen werden kann, dass sie für Dritte einsehbar, zugänglich und manipulierbar sind. Wir schliessen – soweit gesetzlich zulässig – jegliche Haftung aus, welche Ihnen insbesondere infolge fehlerhafter Übermittlung, inhaltlicher Fälschung oder Störung des Netzes (Unterbrüche, Überbelastung, rechtswidrige Eingriffe, Blockierung) entstehen.

Telefon- und Videokonferenzgespräche mit uns können aufgezeichnet werden; darüber informieren wir Sie jeweils zu Beginn des Gesprächs. Wenn Sie nicht möchten, dass wir solche Gespräche aufnehmen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, das Gespräch abzubrechen und mit uns auf andere Weise (z.B. mittels E-Mail oder postalisch) in Kontakt zu treten.

4.6 Kontaktformular

Sie können über das auf unseren Webseiten zur Verfügung gestellte Kontaktformular mit uns in Kontakt treten. Pflichtangabe zur Nutzung des Kontaktformulars sind folgende Angaben erforderlich: Namen, Adresse, Firma, Frage, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Postleitzahl, Ort, Land sowie Inhalt der Anfrage). Die von Ihnen an uns übermittelten Personendaten werden von uns gespeichert und für die Erledigung Ihrer Anfrage bearbeitet. Rechtsgrundlage für diese Personendatenbearbeitung bildet Ihre Einwilligung sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu bearbeiten.

4.7 Bewerbungen

Sie können Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns über https://www.troteclaser.com/de-ch/ueber-uns/jobs einreichen. Die Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung wird Ihr Bewerbungsdossier nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens entweder an Sie zurückgesendet oder gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten bilden Ihre Einwilligung, die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen und unsere berechtigten Interessen.

5. Bekanntgabe von Personendaten an Empfänger und ins Ausland

5.1 Bekanntgabe von Personendaten an Empfänger

Neben den in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich genannten Datenübermittlungen an Empfänger können wir Personendaten, soweit erlaubt, an folgende Kategorien von Empfängern bekanntgeben:

  • Andere Gruppengesellschaften von Trotec;
  • Anbieter, an welche wir bestimmte Dienstleistungen ausgelagert haben (z.B. IT- und Hosting-Anbieter, externe Buchhaltung, Inkassodienstleistungen, Fotografen, Banken etc.) sowie andere Lieferanten und Subunternehmer;
  • Dritte, die via Webseiten Daten über Sie erheben;
  • Bevollmächtigte;
  • Versicherungen, Sozialversicherungen;
  • Kreditauskunfteien, die diese Daten bei sich für Bonitätsauskünfte speichern;
  • Kauf- oder Investitionsinteressenten im Fall von Umstrukturierungen oder anderen gesellschaftsrechtlichen Handlungen;
  • Revisoren;
  • (Gegen)parteien in potenziellen oder tatsächlichen Rechtsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten;
  • in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte.

5.2 Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Grundsätzlich bearbeiten wir Ihre Personendaten in der Schweiz und in Österreich. Es kann aber ausnahmsweise sein, dass Ihre Personendaten in bestimmten Fällen (z.B. beim Beizug bestimmter Dienstleister oder der Nutzung bestimmter Softwareapplikationen) auch ins übrige Ausland übermittelt werden, vorwiegend in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union und des EWR, teilweise aber auch in andere Länder weltweit.

Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission) für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände der Einwilligung, der Vertragsabwicklung, der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, der überwiegenden öffentlichen Interessen, der veröffentlichten Personendaten oder weil es zum Schutz der Unversehrtheit der betroffenen Personen nötig ist. Dennoch weisen wir Sie darauf hin, dass ins Ausland übermittelte Daten nicht mehr vom schweizerischen Recht geschützt sind und ausländische Gesetze sowie behördliche Anordnungen die Weitergabe dieser Daten an Behörden und andere Dritte verlangen können.

6. Aufbewahrungsdauer

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder anderweitig für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist oder eine andere rechtliche Grundlage (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen) dafür besteht. Personendaten, die wir aufgrund einer Vertragsbeziehung mit Ihnen besitzen, behalten wir mindestens so lange, wie die Vertragsbeziehung besteht und Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche von uns laufen oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich, passiv gesetzt, gelöscht oder anonymisiert.  

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

Sofern eine Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie diese nach der Erteilung Ihrer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung wird dadurch aber nicht berührt.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wenn Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter den in Ziff. 2 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Adressen (postalisch oder per E-Mail) kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur, um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, namentlich um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Wie alle Unternehmen können wir Datensicherheitsverletzungen aber nicht mit letzter Sicherheit ausschliessen, weil gewisse Restrisiken unvermeidbar sind. Im Rahmen unserer Sicherheitsmassnahmen setzen wir insbesondere Firewalls, Protokollierungen und Verschlüsselungen ein, verfügen über Berechtigungskonzepte und haben weitere Schutzvorkehrungen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der Personendaten sicherzustellen.

9. Anpassungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns ausdrücklich das Recht vor, die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Werden derartige Anpassungen vorgenommen, veröffentlichen wir umgehend die angepasste Datenschutzerklärung auf unseren Webseiten. Gültig ist jeweils die auf unserer Webseite publizierte Datenschutzerklärung.

Februar 2024

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